Veel organisaties importeren banktransacties in Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS via CSV bestanden. Dat werkt snel en efficiënt, zeker wanneer een bank geen standaard CAMT.053-bestanden levert of wanneer je transacties uit een externe applicatie importeert. Toch ontstaat er vaak een probleem tijdens het afstemmen van banktransacties: de transactieomschrijving is niet altijd duidelijk genoeg om automatisch de juiste boeking te vinden.
In deze blog laat ik zien hoe je dit probleem kunt oplossen met een relatief eenvoudige AL-extensie. We bekijken eerst hoe CSV-importen werken binnen Business Central, welke problemen kunnen ontstaan bij automatische afstemming en hoe je met een event subscriber de transactieteksten verrijkt zodat Business Central veel beter in staat is transacties automatisch te herkennen.
Het probleem met banktransacties via CSV importeren
Wanneer je een bankafschrift importeert via een CSV-bestand, bevat iedere transactieregel meestal een beperkt aantal velden, zoals:
- Datum
- Bedrag
- Transactieomschrijving
- Naam verwante partij
- Referentie
In de praktijk blijkt vooral het veld Transaction Text vaak onvoldoende informatief.
Neem bijvoorbeeld een betaling bij winkelketen Action in Veldhoven:
Action VeldhovenIn het CSV bestand staat echter:
1447 VeldhovenVoor een mens is dat misschien nog te herkennen, maar voor Business Central is dat moeilijk. Het systeem weet niet dat “1447 Veldhoven” eigenlijk een betaling aan Action betreft.
Het gevolg is dat automatische afstemming minder goed werkt.
Waarom automatische afstemming afhankelijk is van herkenbare teksten
Het betalingsreconciliatiedagboek vergelijkt geïmporteerde banktransacties met openstaande posten in de administratie.
Daarbij gebruikt Business Central verschillende kenmerken:
- Bedrag
- Datum
- Relatie
- Betalingsreferentie
- Omschrijving
Vooral de omschrijving speelt een belangrijke rol bij:
- leveranciersbetalingen
- periodieke kosten
- winkeltransacties
- privé-administraties
- verenigingsadministraties
Wanneer een leverancier in de administratie bekend staat als “Action Nederland B.V.” maar de banktransactie alleen “1447 Veldhoven” bevat, mist Business Central een belangrijk herkenningspunt.
Daardoor daalt de automatische herkenningsgraad aanzienlijk.
Het voordeel van verrijkte transactieteksten bij het importeren van banktransacties via CSV
Stel dat we tijdens de import automatisch de omschrijving aanpassen.
1447 VeldhovenNaar:
Action - 1447 VeldhovenHierdoor ontstaat een veel duidelijkere omschrijving die beter aansluit op betalingsregels en afstemmingslogica.
Het resultaat:
- hogere automatische herkenning
- minder handmatige aflettering
- snellere verwerking van bankmutaties
- minder fouten
Werken met een Event Subscriber
Business Central biedt verschillende events waarmee ontwikkelaars standaardfunctionaliteit kunnen uitbreiden zonder broncode aan te passen.
In dit voorbeeld wordt gebruikgemaakt van:
OnAfterInsertEventDat betekent dat de code automatisch wordt uitgevoerd zodra een nieuwe regel in het betalingsreconciliatiedagboek wordt aangemaakt.
Hierdoor kunnen we direct na het importeren de transactietekst aanpassen voordat de gebruiker gaat afstemmen.
Opbouw van de oplossing
De extensie leest twee belangrijke velden uit:
RelatedPartyName := Rec."Related-Party Name";
TransactionText := Rec."Transaction Text";De eerste variabele bevat de naam van de tegenpartij.
De tweede bevat de geïmporteerde omschrijving.
Vervolgens controleert de code of bekende patronen voorkomen in de transactietekst.
Voorbeeld: Action
De volgende controle zoekt naar de tekst:
1447 VeldhovenWanneer deze wordt gevonden, vervangt de code de tekst door:
Action - 1447 VeldhovenHierdoor wordt de transactie direct duidelijker.
Waarom een eigen ReplaceText-functie gebruiken bij importeren banktransacties via CSV?
In de extensie wordt een aparte functie gebruikt:
local procedure ReplaceText(...)Deze functie zoekt naar een tekstdeel en vervangt alleen dat gedeelte.
Dat heeft meerdere voordelen:
- overzichtelijke code
- eenvoudig uit te breiden
- herbruikbaar voor andere herkenningsregels
Wanneer later extra winkels worden toegevoegd, kan dezelfde functie opnieuw worden gebruikt.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Jumbo
- Albert Heijn
- Lidl
- Kruidvat
- Decathlon
- Gamma
Zo ontstaat geleidelijk een steeds slimmer herkenningsmechanisme.
Gebruik van de naam van de verwante partij bij het importeren van banktransacties via CSV
Niet iedere transactie vereist een specifieke herkenningsregel.
Daarom bevat de extensie ook een generieke oplossing.
Wanneer de verwante partij beschikbaar is:
RelatedPartyNamewordt deze automatisch toegevoegd aan het begin van de transactietekst.
Bijvoorbeeld:
Oorspronkelijk
VELDHOVEN, 5508ME, NLD, 12:11Na verwerking
Nuvoc kantine VELDHOVEN, 5508ME, NLD, 12:11Dat levert veel meer context op tijdens het reconciliëren.
Voorkomen van dubbele teksten
Een belangrijk onderdeel van de oplossing is de controle op dubbele toevoegingen.
De code controleert eerst:
if StrPos(TransactionText, RelatedPartyName) > 0 then
exit;Hiermee voorkomt de extensie dat dezelfde naam meerdere keren wordt toegevoegd.
Zonder deze controle zouden omschrijvingen kunnen ontstaan zoals:
Belastingdienst Belastingdienst Teruggaaf MotorrijtuigenbelastingDat zou juist voor meer verwarring zorgen.
Wanneer wordt de wijziging opgeslagen?
Zodra een wijziging nodig is, schrijft de extensie de aangepaste tekst terug naar het record.
Dat gebeurt met:
Rec."Transaction Text" := CopyStr(...);Vervolgens wordt de wijziging opgeslagen:
Rec.Modify(false);Hiermee worden de gegevens direct bijgewerkt zonder aanvullende gebruikersactie.
De gebruiker merkt daar vrijwel niets van, behalve dat transacties duidelijkere omschrijvingen krijgen.
Alternatieven voor een AL-extensie
Er zijn verschillende manieren om dit probleem op te lossen:
1. Payment Matching Rules
Business Central ondersteunt standaard betalingsafstemmingsregels.
Hiermee kun je zoeken op trefwoorden.
Nadeel is dat de tekst hiervoor vaak voldoende herkenbaar moet zijn. Bij omschrijvingen zoals “1447 Veldhoven” schiet deze methode tekort.
2. Aanpassen van het CSV-bestand
Je kunt de omschrijvingen vooraf verrijken voordat het bestand wordt geïmporteerd.
Dit vereist echter extra verwerking buiten Business Central.
3. Extensie in AL
De beschreven oplossing heeft meerdere voordelen:
- volledig geïntegreerd
- automatisch
- onderhoudbaar
- schaalbaar
- geen handmatige tussenstappen
Voor veel organisaties is dit daarom de meest toekomstbestendige aanpak.
Uitbreidingsmogelijkheden
De beschreven extensie vormt een goede basis maar kan verder worden uitgebreid.
Denk bijvoorbeeld aan:
- herkenning van supermarktketens
- tankstations
- webwinkels
- verzekeraars
- energieleveranciers
- telecomproviders
Ook kan een aparte configuratietabel worden ontwikkeld waarin gebruikers zelf herkenningsregels beheren zonder dat nieuwe software gepubliceerd hoeft te worden.
Dan ontstaat bijvoorbeeld een tabel met:
| Zoektekst | Vervang door |
|---|---|
| 1447 Veldhoven | Action – 1447 Veldhoven |
| BCK*Warenhuis Witte Ve | Hema |
| AH To Go | Albert Heijn To Go |
| Jumbo Valkenswrd Waa | Jumbo Valkenswaard |
Daardoor wordt de oplossing nog flexibeler.
Conclusie banktransacties importeren via CSV
Het importeren van bankafschriften via CSV-bestanden in Business Central SaaS is dus een praktische oplossing wanneer geen gebruik wordt gemaakt van standaard bankkoppelingen. De kwaliteit van het afstemmingsproces hangt dus echter sterk af van de informatie die in de transactieteksten beschikbaar is.
Wanneer banken of betalingsproviders cryptische omschrijvingen aanleveren, daalt de effectiviteit van automatische afstemming aanzienlijk. Met een relatief eenvoudige AL-extensie op de tabel Bank Acc. Reconciliation Line kun je deze omschrijvingen automatisch verrijken. Specifieke herkenningsregels voor winkels zoals Action en HEMA, gecombineerd met het toevoegen van de naam van de verwante partij, zorgen voor veel betere herkenbaarheid van transacties.
Het resultaat is dus een hoger percentage automatisch afgestemde transacties, minder handmatig werk en een efficiënter reconciliatieproces. Voor organisaties die regelmatig CSV-bankbestanden verwerken in Business Central SaaS kan deze aanpak een verrassend groot verschil maken in de dagelijkse administratie.
Wil je meer weten over dit onderwerp. Kijk dan hier. Wil je contact opnemen met mij, klik dan hier.
