Many users of an email service have likely encountered this situation before: their own server ends up on a blacklist. But what does that actually mean? Blacklisting means that an IP address or server is placed on a so-called “blacklist.” This happens when spam has been sent from that IP address. Various organizations and email services use these lists to block spam and ensure the security of email traffic.
Blacklists are maintained by independent parties that monitor internet traffic. As soon as they detect that a server is sending spam, it can be added to a blacklist. This helps in fighting unwanted emails, but it can also have negative consequences. Legitimate emails from that IP address may be blocked, potentially bringing email traffic to a halt. This is, of course, undesirable for businesses and individuals who rely on dependable email communication.
Regularly check your server’s reputation!
There are several organizations that manage blacklists, each with their own criteria and conditions. Some well-known blacklists include:
Spamhaus – One of the most influential and strict blacklists.
Barracuda – Known for its extensive email filtering and anti-spam solutions.
SpamCop – Quickly detects suspicious email activity.
Some blacklists allow you to delist an IP address free of charge once the issue has been resolved, usually within 24 to 48 hours. However, other lists have stricter rules, where you can only wait for your IP address to be automatically removed.
Prevention is better than cure. Although it’s impossible to completely eliminate the risk of blacklisting, there are ways to minimize it:
Ensure a secure email environment
- Use strong, unique passwords and change them regularly.
- Enable two-factor authentication (2FA) wherever possible.
- Limit login attempts to prevent brute-force attacks.
Protect your server and IP address
- Use a good spam filter to block outgoing spam.
- Actively monitor email traffic to quickly detect suspicious activity.
- Use separate IP addresses for different platforms to reduce the risk of collective blacklisting.
Train users and employees
- Teach staff how to distinguish legitimate emails from spam.
- Warn about phishing and malicious emails.
- Advise against opening suspicious attachments or clicking unknown links.
Not every IP address on a blacklist experiences immediate issues. Problems typically arise when email providers and businesses actively use these lists for filtering. This can result in your sent emails being automatically rejected or ending up in the spam folder. Important communication may be delayed or even fail to arrive altogether.
What to do if your server is on blacklist?
- Check which blacklist you are on – Use tools like MXToolBox or MultiRBL to find out where your IP address is listed.
- Fix the underlying issue – Check whether your server or an account has been compromised and take appropriate action.
- Submit a delisting request – Many blacklists allow you to request removal of your IP address, provided the problem has been resolved.
- Monitor your email traffic – Prevent repeated listings by continuing to follow best practices.
For example, with Barracuda (and likely any organization that manages blacklists), you can submit a removal request. For Barracuda specifically, you can use this [link].
Another tool I definitely shouldn’t forget is MxToolBox. Check here in real time if your server is listed on a spam blacklist:
Now for the practical part
On the internet, you can find many posts from people who have become quite frustrated. In their view, Microsoft Support doesn’t resolve the issue either. What kinds of problems are these people (and I myself) running into?
Veel gebruikers van een e-maildienst hebben er waarschijnlijk al eens mee te maken gehad: de eigen server staat op een blacklist. Maar wat betekent het precies? Blacklisting houdt in dat een IP-adres of server op een zogenaamde ‘zwarte lijst’ wordt geplaatst. Dit gebeurt wanneer vanaf dat IP-adres spam is verzonden. Verschillende organisaties en e-maildiensten hanteren deze lijsten om spam te weren en de veiligheid van e-mailverkeer te waarborgen.
Blacklists worden opgesteld door onafhankelijke partijen die het internetverkeer monitoren. Zodra zij constateren dat een server spam verstuurt, kan deze op een zwarte lijst belanden. Dit helpt bij het bestrijden van ongewenste e-mails, maar kan ook nadelige gevolgen hebben. Legitieme e-mails van dat IP-adres kunnen worden geblokkeerd, waardoor het e-mailverkeer stil kan komen te liggen. Dit is uiteraard onwenselijk voor bedrijven en particulieren die afhankelijk zijn van betrouwbare e-mailcommunicatie.
Check regelmatig je server reputatie!
Er zijn verschillende organisaties die blacklists beheren, elk met hun eigen criteria en voorwaarden. Enkele bekende blacklists zijn:
Spamhaus – Een van de meest invloedrijke en strengste blacklists.
Barracuda – Bekend om zijn uitgebreide e-mailfiltering en anti-spamoplossingen.
SpamCop – Voert snelle detectie uit op verdachte e-mailactiviteiten.
Sommige blacklists bieden de mogelijkheid om een IP-adres kosteloos af te melden als de oorzaak is verholpen, meestal binnen 24 tot 48 uur. Andere lijsten hanteren echter strengere regels, waarbij je enkel kunt wachten totdat je IP-adres automatisch wordt vrijgegeven.
Voorkomen is beter dan genezen. Hoewel het onmogelijk is om blacklisting volledig uit te sluiten, zijn er manieren om het risico te minimaliseren:
Zorg voor een veilige e-mailomgeving
- Gebruik sterke, unieke wachtwoorden en wijzig deze regelmatig.
- Maak gebruik van tweestapsverificatie (2FA) waar mogelijk.
- Beperk het aantal inlogpogingen om brute force-aanvallen te voorkomen.
Bescherm je server en IP-adres
- Zorg voor een goed spamfilter om uitgaande spam te blokkeren.
- Monitor het e-mailverkeer actief om verdachte activiteiten snel te detecteren.
- Gebruik afzonderlijke IP-adressen per platform om het risico op collectieve blacklisting te verminderen.
Train gebruikers en medewerkers
Leer medewerkers hoe ze een legitieme e-mail kunnen onderscheiden van spam.
Waarschuw voor phishing en schadelijke e-mails.
Adviseer om geen verdachte bijlagen te openen en niet zomaar op links te klikken.
Niet elk IP-adres dat op een blacklist staat, ondervindt direct hinder. Het probleem ontstaat pas wanneer e-mailproviders en bedrijven deze lijsten actief gebruiken bij hun filtering. Dit kan ertoe leiden dat je verzonden e-mails automatisch worden geweigerd of in de spamfolder belanden. Hierdoor kan belangrijke communicatie vertraging oplopen of zelfs helemaal niet aankomen.
Als je ontdekt dat je IP-adres op een blacklist staat, onderneem dan de volgende stappen.
Server staat op een blacklist. Wat nu te doen?
Controleer op welke blacklist je staat – Gebruik tools zoals MXToolBox of MultiRBL om te achterhalen waar je IP-adres is vermeld.
Los het onderliggende probleem op – Controleer of er sprake is van een gehackt account of server en neem maatregelen om dit te verhelpen.
Dien een verwijderingsverzoek in – Bij veel blacklists kun je een verzoek indienen om je IP-adres te laten verwijderen, mits het probleem is opgelost.
Monitor je e-mailverkeer – Zorg ervoor dat je geen herhaalde meldingen krijgt door preventieve maatregelen te blijven volgen.
Voor bijvoorbeeld Barracuda (en waarschijnlijk voor elke organisatie die blacklists beheert, geldt dat je een verwijder verzoek in kunt dienen. Voor Barracuda geldt bijvoorbeeld deze link.
Een andere tool die ik echt niet mag vergeten is MxToolBox. Kijk hier live of je server op een spamlist staat:
Nu de praktijk
Op bijvoorbeeld internet vind ik heel veel postings van mensen die inmiddels redelijk gefrustreerd zijn geraakt. Microsoft support lost het in hun ogen ook niet op. Wat zijn zoal de dingen waar deze mensen (en ik zelf) tegenaan (zijn ge)lopen.
To go back to the home page, you can click here.
